VIVO-Handbuch/Aufbereitung der Quellen/Daten definieren

Aus Handbuch.io

Stand: 28.04.2015

Daten definieren

Um Forschungsinformationen in VIVO importieren zu können, wird festgelegt, welche Daten überhaupt in VIVO erfasst werden sollen. Dazu werden zuerst die Items/Gruppen festgelegt, in welche die relevanten Informationen sortiert werden, bevor die Gruppen Eigenschaften zugewiesen bekommen, welche auch in VIVO später erfasst werden.

Festlegung der Items

Die grundlegende Überlegung bei Festlegung der Items in VIVO ist, welche Datengruppen in der eigenen Organisation vorhanden sind. Diese werden in einer Liste mit Namen der Gruppe und allen Quellen, wo Informationen zu der Datengruppe gefunden werden können, zusammengefasst. Wichtig dabei ist, dass keine vorhandene Quelle vergessen wird, damit der Datenstamm später, vollständig ist.

Mögliche Items in Organisationen sind  beispielsweise Mitarbeiter, Organisationsbereiche, Standorte, Publikationen, Projekte usw.

Definition der Eigenschaften einzelner Items

Jedes Item hat verschiedene Eigenschaften oder Werte, die zur genaueren Beschreibung benötigt werden. Diese werden ebenfalls in VIVO erfasst. Aufgrund der vorhandenen Daten,  VIVO-Seiten anderer Institutionen und eigener Überlegungen müssen diese Eigenschaften einem Item zugeordnet werden.

So gehören beispielsweise zum Item „Mitarbeiter“ die Attribute Name, Titel, Kontaktdaten usw.

Weiterhin muss die Beschaffenheit der Eigenschaftswerte beachtet werden. Dabei können folgende Fragen helfen:

·        Handelt es sich um Freitext oder Zahlen?

·        Bei Zahlenwerten: Dürfen diese Zahlen nur bestimmte Werte enthalten (zum Beispiel nur positive Zahlen und keine Dezimalzahlen)?

·        In welchem Format wird ein Datum erfasst?

·        Gibt es nichttextuelle Materialien wie Bilder oder Videos und wie sollen diese erfasst werden?

Wurde sich auf alle vorhandenen Items und deren spezifische Eigenschaften geeinigt, bildet es den Standard zur folgenden Aufbereitung der vorhandenen Dateien.